FAQ: Tips til at arrangere et meetup

Meetings, konventions, små træf - Her kan alt af den slags postes

FAQ: Tips til at arrangere et meetup

Indlægaf Zarsu » 1. jun 2010, 13:01

Dette er blot en guide, fyldt med idéer, tips og forslag til hvordan man kan gøre et meetup rigtig godt.

Groft sagt findes der to former for meetup’s – dét hvor alt bliver arrangeret af arrangøren, og dét hvor man er fælles om at beslutte sig for, hvad meetup’et skal indeholde.

● Indhold:
Et meetup skal indeholde en grundidé. Om det så er at sætte sig på græsset med nogle tæpper og hygge, eller besøge et museum er lige meget – så længe det er planlagt i forvejen, så alle tilmeldte ved hvad de går ind til.
Hvilket slags meetup vil du arrangere? Dette skal du bestemme dig for, først.
Skal det være et tea party? Skal det være en picnic? Skal det være en tur i Tivoli? Alle disse ting skal du tage til overvejelse, og beslutte, før du arrangerer meetup’et.

Tænk altid over hvilken årstid, det er. At tage på picnic i december måned er ikke det varmeste, og omvendt er det ret svært at arrangere en skøjte tur i juli måned.

● Deltagere:
Hvor mange deltagere forventer du kommer? Og hvor stort et meetup kan du overskue? Hvis du ikke kan overskue mere end 10 deltagere er det vigtigt at fastsætte dette, så du ikke pludselig står for et meetup du ikke kan kontrollere.
Overvej også hvilke deltagere du ønsker møder op til dit meetup. Skal der være dresscode så meetup’et kun er for lolita’er? Må alle stilarter deltage? Er cosplay udelukket? osv.
Det er altid en god idé at have en medarrangør. En som kan hjælpe dig, give dig han/hendes mening om hvad der fungerer og hvad der ikke gør, og som kan overtage meetup’et i tilfælde af at du bliver syg på selve dagen.
Husk også at det er en god idé, hvis deltagerne får dit mobil nummer, så de kan kontakte dig i tilfælde af forsinkelser eller sygdom. Læg dog aldrig dit nummer ud offentligt, på nettet! – Send det i stedet til dem i en privatbesked, hvis de ønsker.

● Mad:
Hvis meetup’et skal indeholde en café eller restaurant tur er det vigtigt at du på forhånd bestiller tid til dette, så I ikke risikerer at besøge en overfylde café, der ikke har plads til jer.
Det er altid en god idé at sætte sidste tilmeldingsfrist til fællesspisning en uge før, så du har tid til at ringe og reservere borde.
Hvis deltagerne selv skal sørge for at medbringe mad, så gør også opmærksom på dette!

● Tidsplan:
Når du har besluttet dig for, hvilket type meetup du vil arrangere, og hvad det skal indeholde, er det en god idé at lave en tidsplan over meetup’et. Hvornår, og hvor, skal vi mødes? Hvor går vi hen først? Hvor lang tid sætter vi af til dét? Hvad gør vi med mad? Er der fællesspisning til aften? osv.
Dette får meetup’et til at virke meget mere velorganiseret, og gør samtidig deltagerne mere trygge, når der er en tidsplan at gå ud fra.

● Transport:
Der skal jo altid transport til. Vælg at mødes på byens hovedbanen/busterminal, eller et andet meget centralt sted, hvor du er sikker på alle kan finde hen.
Du skal på forhånd have undersøgt hvilke transport muligheder der er. Kan I gå direkte hen til det sted, hvor meetup’et skal foregå? Overvej også hvad der er rimeligt at forlange af folk. En gåtur på 15 minutter kan alle overleve, men hvis det tager 1 time at nå frem til destinationen burde I benytte offentlig transport..
Når der benyttes offentlig transport, så have på forhånd styr på hvilke busser/toge I kan benytte jer af, samt hvad omkostningerne bliver.

● Budget:
Allerede når du planlægger meetup’et skal du tage budgettet i betragtning.
En picnic i den lokale park er gratis, hvorimod en tur i Tivoli er en halvdyr sag.
Tag alle priser i betragtning. F.eks. - transport til café, mad på café, transport til museet, indgang til museet, transport til restaurant, mad på restaurant, transport tilbage til banegården. Det hele koster penge – har alle råd til de udgifter?
Hvis du vil holde udgifterne på et minimum er en picnic tur altid en god idé. Her kan folk selv medbringe mad hjemmefra, hvilket i langt de fleste tilfælde er billigere end at spise på en café.
Oplys på forhånd de forskellige priser til folk, så de ved hvor mange penge de ca. kommer til at bruge i løbet af dagen. Altså, både på transport, mad og indgange til diverse aktiviteter.

● Lokalområdet:
Hav styr på lokalområdet! Undersøg på forhånd hvilke ting, der er at se og besøge. Museer skifter f.eks. udstilling et par gange om året – måske er der noget interessant lige nu, som ville lægge et godt grundlag for et meetup?
Hav også styr på de forskellige caféer og restauranter, så I ikke ender med at spise i Tage’s Pølsebod frem for en romantisk café.
Når du har styr på det lokale er det også lettere for dig at lægge en backupplan. I tilfælde af voldsomt regnvejr vil en café tur nok være at foretrække frem for en picnic tur.

● Socialisere:
Når du er vært/værtinde har du ansvaret for de fremmødte. Sørg for hele tiden at give klare beskeder til folk – du skal sørge for at samle alle deltagere, og tale højt så alle kan høre det og ikke er i tvivl om hvad der skal foregå/hvor I skal hen. Prøv også, for så vidt som muligt, at få talt med alle deltagere, så alle føler sig velkomne og ingen føler sig holdt udenfor. Selvom det kan virke dumt at tale om små ting, som f.eks. vejret eller en ny film, er det en god måde at vise de forskellige deltagere, at du er interesseret i dem.

● Valg af dato:
Når du har besluttet dig for hvad dit meetup skal indeholde er det på tide at fastsætte en dato.
Her skal du så vælge om det alene skal være dig, der bestemmer datoen, eller om du vil oprette en afstemning omkring valg af dato, så andre også har noget at skulle sige.
Husk dog på, at afstemningen skal slutte i god tid før meetup’et. Det går ikke at datoen bliver besluttet to dage før meetup’et.
Det er også altid en god idé at være ude en måneds tid før med datoen på meetup’et, så folk har tid til at få fri fra arbejde eller få gemt penge dertil.

● Idéer til meetup’s:
Biograf tur
Café tur
Lokale attraktioner
Museums tur
Picnic i en park/skov
Shopping tur
Skøjte tur
Tea party
Tivoli/forlystelses parker
Zoologisk have

Flere idéer er velkomne :D
Brugeravatar
Zarsu
Site Admin
 
Indlæg: 2203
Tilmeldt: 9. dec 2006, 17:30
Geografisk sted: Aalborg, Danmark

Tilbage til Get Together

Hvem er online

Brugere der læser dette forum: Ingen tilmeldte og 1 gæst

cron